Затраты на обеспечение работы ИТ инфраструктуры составляют значительную долю расходов современной компании. Практика показывает, что при грамотном распределении и оптимизации затрат, уровень расходов может быть сокращен до 30 % и более. При этому обеспечивается полное сохранение необходимого функционала. Для этого важно правильно составить и проанализировать бюджет ИТ-отдела.

Этапы составления бюджета

Процесс составления бюджета ИТ-отдела и ИТ-бюджета организации в целом можно разделить на такие основные этапы:

• Сбор информации. Необходимо собрать данные об установленном действующем и резервном оборудовании, о лицензиях на ПО, действующих контактах на сервис, поставки расходных материалов, предоставление операторских и других услуг. Также определяются основные задачи, которые должны быть решены в прогнозируемый период времени.
• Анализ производительности, функциональности, надежности ИТ-системы, действующей в компании. Оценка ее безопасности, удобства в использовании, операционных расходов.
• Формирование ИТ-бюджета. Определяются расходы на обеспечение работы информационной инфраструктуры и дается их обоснование.

Состав расходов

Бюджет ИТ-отдела компании формируется из комплекса расходов, которые можно разделить на следующие основные категории:

• Операционные расходы, направленные на поддержание деятельности – оплата сервисных контрактов, услуг, оплата труда ИТ-специалистов.
• Капитальные вложения – расходы на приобретение оборудования и программного обеспечения, необходимого для создания и работы информационной инфраструктуры.
• Рекомендуемые инвестиции – вложения, направленные на устранение существующих рисков, повышение эффективности ИТ-среды.
• Инвестиции развития – вложения в сохранение качественных показателей ИТ инфраструктуры при развитии бизнеса.

Каждая статья расходов должна быть обоснована. Обоснование дается на базе конкретных показателей, таких как разные виды рисков, скорость реакции и т.д.

Оптимизация расходов

Составление ИТ-бюджета позволяет выявить основные направления, по которым может быть достигнуто снижение затрат. Для этой цели можно использовать такие меры:

• перевод на аутсорсинг некритичных задач;
• использование облачных вычислений;
• консолидация договоров с контрагентами (например, интернет, телефонная связь и т.д.) для получения скидки;
• покупка более доступных по цене лицензионных пакетов;
• заключение более выгодных договоров на серверы;
• продажа свободных технологических мест.

Очень важно пересмотреть параметры утилизации ресурсов используемого сетевого и аппаратного оборудования, дискового пространства. Так, например, снижение операционных расходов достигается при переходе на серверы более высокого мощности. Переход на дисковые массивы позволяет достигнуть снижения порядка на 22 % расходов на дисковые ресурсы. Распространенными путями снижения расходов можно назвать автоматизацию управления серверами, сетевым оборудованием, рабочими станциями.