KPI – ключевые показатели эффективности: примеры, система и принципы формирования

KPI – ключевые показатели эффективности: примеры, система и принципы формирования

KPI (ключевые показатели эффективности) – это инструмент для измерения и оценки результативности работы сотрудников, подразделений и организации в целом. Они необходимы для:

• Оценки достижения целей компании.

• Повышения прозрачности и объективности управления.

• Мотивации сотрудников на выполнение поставленных задач.

• Определения зон для оптимизации процессов.

• Принятия обоснованных управленческих решений.

Зачем KPI нужно дерево показателей организации ?

Дерево показателей KPI помогает структурировать цели организации, обеспечивая их декомпозицию до уровня отдельных сотрудников. Оно необходимо для:

• Обеспечения связи между стратегическими целями и индивидуальными задачами сотрудников.

• Распределения ответственности за выполнение задач.

• Повышения эффективности работы команд и подразделений.

• Контроля выполнения ключевых целей на каждом уровне управления.

Формирование KPI для менеджеров

Для менеджеров устанавливаются показатели, за которые они несут прямую ответственность. В случае командных KPI ответственность распределяется между участниками команды. Если менеджер участвует в пилотном проекте с проектным премированием, его индивидуальные KPI не должны дублировать вехи проекта, за которые предусмотрены отдельные премии. Исключение составляют понижающие или отсеивающие KPI, совпадающие с финальными вехами.

Принципы построения KPI:

1. Декомпозиция целей. Верхнеуровневые показатели разбиваются на задачи более низкого уровня для конкретных исполнителей.

2. Каскадирование. Используется для командных KPI или в случаях, когда передача ответственности одному сотруднику невозможна.

3. Гибкость. Верхнеуровневые показатели могут оставаться частично недекомпозированными, если их достижение остаётся в зоне ответственности руководителя подразделения.

4. Релевантность. KPI не устанавливаются, если они не приносят ощутимой пользы процессу или организации.

Принципы формирования показателей KPI:

1. Принцип фокусности.
• o В целях фокусировки работников на ключевых приоритетах показатели KPI могут включать от трех до восьми показателей, не считая понижающих и отсекающих KPI.
• o Минимальный вес KPI – 10%.
• o Количество понижающих и отсекающих KPI не должно превышать четырёх.
2. Принцип сбалансированности.
• o KPI не должны автоматически поддерживать или исключать друг друга.
• o Выполнение KPI одного подразделения не должно противоречить выполнению KPI другого подразделения.
3. Принцип SMART.
• o Все показатели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и иметь четкий период исполнения.
4. Принцип амбициозности.
• o KPI должны способствовать росту финансовых и производственных результатов, снижению рисков и улучшению качества работ.
• o Целевые значения формируются на основе динамики показателей и внешних бенчмарков.
• o Нижний уровень выполнения должен превышать фактическое значение прошлого года.
• o Верхний уровень отражает идеальное состояние показателя.
• o Вознаграждение за достижение верхнего уровня должно быть пропорционально затраченным усилиям.
5. Принцип периодичности.
• o KPI устанавливаются на периоды не менее одного месяца, квартала или года.
6. Принцип обоснованности оценки.
• o Достижение KPI должно подтверждаться данными из ИТ-систем, независимых отчетов или аудиторских проверок.
• o Оценка может быть перепроверена смежными подразделениями или аудиторами.
7. Принцип исключения конфликта интересов.
• o Работники, контролирующие достоверность расчётов KPI, не могут иметь в паспорте KPI показатели, которые они проверяют.

Ответственность за процессы формирования и подведения итогов KPI

Руководитель организации назначается владельцем процессов формирования, актуализации и подведения итогов KPI. Он контролирует соблюдение методологии и сроков на всех этапах.

Работники, участвующие в процессе формирования и подведения итогов KPI, обязаны:

• Соблюдать методические документы и регламенты, регулирующие работу с KPI.

• Своевременно представлять все необходимые материалы для оценки.

• Обеспечивать наличие утверждённых KPI и отчетов по итогам прошлых лет.

• Хранить документацию в установленном порядке.

Заместители и руководители подразделений несут ответственность за:

• Организацию процессов формирования, актуализации и подведения итогов KPI.

• Контроль сроков разработки, утверждения и анализа показателей.

• Обеспечение качества устанавливаемых показателей и корректность расчётов.

• Ознакомление подчинённых с показателями KPI и обеспечение их актуальности.

• Проверку достоверности данных и соблюдение методологии расчётов.

Руководители смежных подразделений, участвующих в формировании и подведении итогов KPI, отвечают за:

• Качество декомпозиции показателей в своей зоне ответственности.

• Актуальность и достоверность инициированных или согласованных показателей.

• Соответствие расчётов методикам, утверждённым в системе KPI.

• Подготовку корректных данных для отчётности по выполнению KPI за прошедший год.

Ключевые показатели эффективности (KPI) играют важнейшую роль в управлении результативностью сотрудников и организации в целом. Их внедрение позволяет не только объективно оценивать достижения и выявлять слабые места, но и мотивировать персонал к повышению продуктивности. Грамотная система KPI строится на принципах фокусности, сбалансированности, SMART, амбициозности и периодичности, обеспечивая прозрачность и справедливость оценок.

Эффективное управление KPI требует строгого соблюдения регламентов, своевременной актуализации данных и точности расчётов. Процессы формирования, контроля и подведения итогов выполнения показателей требуют слаженной работы всех участников, включая руководителей подразделений и ответственных сотрудников.

Внедрение системы KPI – это стратегический шаг к повышению конкурентоспособности организации, улучшению качества услуг и оптимизации процессов управления. При соблюдении всех описанных принципов и процедур KPI становятся мощным инструментом для достижения долгосрочных целей и устойчивого роста компании.