Оптимизация работы ИТ-отдела

23.06.2023

Оптимизация работы ИТ-отдела

Сегодня в сфере коммерции и государственного сектора все больше предприятий полностью или частично автоматизируют свои бизнес-процессы. Сотрудники выполняют свою работу на персональных компьютерах или ноутбуках, а документы и базы данных хранятся на серверах. Коммуникация с контрагентами осуществляется через различные цифровые средства связи, такие как электронная почта, облачные сервисы и мессенджеры. Денежные операции осуществляются с помощью электронных транзакций между банками, и банковская сфера полностью перешла к цифровой форме.

Информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни, и поэтому компании все чаще задумываются о том, как оптимизировать работу своего ИТ-отдела. Основная цель заключается в повышении эффективности работы каждого отдела и достижении высоких результатов. Главным преимуществом оптимизации ИТ-отдела является не только владение техническими решениями, но и глубокое понимание функционирования бизнес-процессов компании. Как же можно наилучшим образом улучшить работу ИТ-отдела в первую очередь?

ОПТИМИЗАЦИЯ ИТ-ОТДЕЛА В МАЛОМ БИЗНЕСЕ

Управление ИТ-отделом в небольшой компании имеет свои особенности, которые отличаются от работы в крупных холдингах. Маленькая команда не является просто уменьшенной копией персонала крупной организации; она имеет свои специфические особенности, которые делают работу в ней не менее интересной.

Правильная организация всех процессов позволяет в крупных компаниях назначить гораздо больше пользователей на одного ИТ-специалиста, чем в малом бизнесе. Это возможно благодаря более узкой специализации ИТ-специалистов. В крупных холдингах невыгодно содержать дорогой универсальный ИТ-отдел. Более целесообразно распределить обязанности между несколькими более доступными специалистами для выполнения проектов.

Стандартизация рабочих мест

Стандартизация рабочих мест пользователей является крайне важным аспектом оптимизации ИТ-инфраструктуры и требует особого внимания. Несмотря на то, что бездисковые терминальные клиенты существуют на рынке уже более десяти лет, многие компании все еще избегают их использования.

В малых компаниях для минимизации затрат на поддержку часто применяют бездисковые терминалы (thin client) или, в случае небольших фирм, zero client. В настоящее время они могут существенно способствовать стандартизации рабочих мест. Обычный офисный сотрудник использует лишь небольшую долю производительности настольного компьютера. Замена их на бездисковые терминалы значительно сокращает нагрузку на серверы. Кроме того, это позволяет сократить затраты на лицензирование и энергопотребление.

В настоящее время стандартизация мобильных пользователей относительно проще. Здесь речь идет не только о стандартизации ноутбуков, которая, конечно же, также важна. Универсальные ноутбуки подразумевают необходимость проведения нескольких операций для их готовности к работе, что увеличивает затраты на обслуживание. Хотя некоторые ИТ-операции могут быть автоматизированы, они всё равно требуют определенных затрат. Лучше всего многие компании переходят к информационным системам с веб-интерфейсом. В таком случае уже не так важно, работает ли пользователь с корпоративным ноутбуком или планшетом. Главное - обеспечить требуемый уровень безопасности. Это гораздо проще сделать на домашнем устройстве, так как на него сохраняется ограниченное количество информации.

Если бизнес успешно следует стандартизации в ИТ-сфере и делегирует задачи универсальных специалистов более узкоспециализированным сотрудникам, многие из них уже не требуют использования программ, работающих только на ноутбуках и несовместимых с планшетами. В этом случае можно перевести большинство мобильных пользователей с ноутбуков на планшеты. Этот процесс может стать одной из наиболее интересных задач в сфере ИТ-управления в ближайшие годы. В офисе специалисты могут работать с более доступными бездисковыми терминалами.

Стандартизация оборудования и программного обеспечения

Важным правилом при стандартизации аппаратных средств в компании является уменьшение разнообразия устройств, таких как сетевое оборудование, серверы и МФУ. Это позволяет упростить и снизить затраты на их обслуживание, повышая эффективность работы. Чтобы достичь этого, компания должна стремиться к закупке устройств от одного производителя или в рамках одного модельного ряда.

Стандартизация программного обеспечения также является актуальной задачей, поскольку она помогает сократить расходы ИТ-службы и обеспечить безопасность компании, включая соблюдение лицензионных требований. Важно составить список стандартного ПО для каждой группы пользователей и следить за его соблюдением.

Централизация ИТ-Инфраструктуры

Централизация ИТ-инфраструктуры позволяет улучшить управляемость ИТ-отделом и повысить эффективность работы. Многие компании решают проблемы, связанные с филиалами, путем консолидации их функций в главном офисе.

Для устранения проблем с поддержкой в филиалах и сокращения затрат на лицензии Windows рекомендуется использовать устройства и/или программное обеспечение для оптимизации широкополосной сети (WAN-оптимизации). Хотя стоимость таких устройств обычно высока, существует потенциал снижения затрат благодаря развитию виртуальных альтернатив.

Автоматизация ИТ-процессов

Автоматизация также помогает сократить расходы на ИТ. Рутинные операции можно заменить стандартизированными автоматизированными процессами и перевести их на самообслуживание.

Распределение Обязанностей

Для достижения максимальной производительности с ограниченным числом ИТ-специалистов важно правильно установить и распределить области их ответственности. Обычно ИТ-окружение предприятия или офиса разделяется на следующие элементы:

Сеть и сетевое оборудование.
Компьютеры и оргтехника.
Корпоративные ресурсы и сервисы, включая облачные сервисы, базы данных и веб-сайты.
IP-телефония, системы контроля доступа и видеонаблюдение.

Сетевые администраторы

Сетевые администраторы отвечают за поддержку работы внутренней сети компании и занимаются сетевым администрированием. Их обязанности, особенно в крупных организациях, включают:

Проверку состояния и регулярное резервное копирование данных.
Тестирование резервного оборудования.
Размещение резервного оборудования для быстрой замены при выходе из строя.
Контроль устройств, подключаемых к внутренней сети.

Тщательное выполнение этих задач обеспечивает стабильность работы компании, повышает безопасность сетевых ресурсов и облегчает оперативное восстановление при сбоях. Также рекомендуется включить в обязанности ИТ-сотрудников настройку и контроль работы внутренней АТС.

Роль Системного Администратора

Знание внутренней сети не является прямой обязанностью системного администратора, однако это является важным аспектом его работы. Основные задачи системных администраторов включают:

1. Обеспечение непрерывной работы всего оборудования компании, к которому имеют доступ сотрудники, не связанные с ИТ-отделом.

2. Опрос пользователей для выявления проблем, возникающих при использовании установленного программного обеспечения и оборудования.

3. Поддержка пользователей при возникновении сбоев в работе оборудования.

Проведение опросов пользователей играет важную роль в контроле общего уровня компьютерной грамотности сотрудников, выявлении недостатков в работе ИТ-отдела и стимулировании самостоятельного поиска решений проблем с оборудованием.

Применение ITIL

Для проектной работы рекомендуется привлечь специалиста по ITIL, который разработает для компании регламенты, включающие правила приема звонков, написания писем и выполнения работы. Он также создаст базу знаний, обучит сотрудников или будет контролировать их работу. Это поможет оптимизировать работу ИТ-отдела во всех областях.

Непрерывное развитие ИТ-отдела всегда будет сопровождаться определенными недостатками. Реализация сложной и разветвленной структуры без ошибок является сложной задачей.

Важно отметить, что недочеты в работе ИТ-отдела сами по себе не являются проблемой, но требуют постоянного внимания и определения способов их устранения. Серьезные проблемы могут возникнуть, если игнорировать недостатки и не принять меры к их исправлению.

Роль базы знаний и автоматизация

Каждый ИТ-отдел должен иметь и поддерживать базу знаний для облегчения своей работы. База знаний имеет ряд преимуществ:

Объединение информационного пространства.
Прозрачная документация рабочих процессов.
Быстрый доступ к необходимой информации.
Новая культура коллективного ведения документации.

Для своевременного реагирования на сбои в работе оборудования необходимо обеспечить наличие различных инструментов сбора событий с устройств, таких как:

Серверы Syslog.
Серверы SNMP.
Коллекторы NetFlow.
Серверы AAA.
APIC/DNA Center.

Существует множество подобных средств, включая программное обеспечение, интегрированное в оборудование, а также коммерческое, бесплатное и собственное программное обеспечение, специализированное для определенного оборудования. Важно, чтобы все события собирались со всех устройств, систематизировались в удобном формате по категориям и отправлялись администраторам по электронной почте.

Автоматизация рутинных задач можно осуществлять с помощью скриптов и специализированного программного обеспечения. Каждая организация имеет свой собственный подход к этому. Руководитель отдела должен принимать решения на каждом уровне работы своего ИТ-службы.